Dieser Beitrag ist eine kleine Ergänzung unserer Reihe „50 Mal Verschwendung“, in der wir die gängigsten Formen der Verschwendung beschrieben haben.
Je größer Organisationen und je kleiner die Zuständigkeitsfelder sind, desto größer werden die Entfernungen zwischen Kern-Wertschöpfung und Aufgabenerledigung. Weil Aufgabenteile oft mehrfach weitergegeben werden, bis sie einen Spezialisten oder ein überregionales Shared Service Center erreichen. Im allgemeinen Informationslärm zwischen den Beteiligten, ihren Zeitzonen und Sprachen gehen Termininformation verloren und mit ihnen das Gefühl für die Dringlichkeit oder sie werden aufgrund lokal abweichender Prioritäten übersteuert.
Ähnliche Phänomene gibt es in kleineren Einheiten, wenn die betrieblichen Abhängigkeiten und Zusammenhänge nicht thematisiert und verstanden werden oder einzelne Gruppen nachhaltig mehr Aufgaben erhalten, als sie schaffen können. Dann entsteht ein Gefühl der Machtlosigkeit und nicht selten schützen sich die Betroffenen mit einem gleichförmigen und entkoppelten Arbeitsrhythmus vor den unerfüllbaren Anforderungen des großen Ganzen.
In allen genannten Fällen verzögert der fehlende Sinn für Dringlichkeit die Erledigung von Aufgaben, was hektische Nachfragen, Eskalationen und Umplanung auslöst, nicht selten über mehrere Stufen oder Stationen.
Indem wir immer den benötigten Erledigungstermin mitsenden, den Ausführenden die Zusammenhänge und Bedeutung im großen Ganzen erläutern („das brauche ich übermorgen, weil…“) oder sogar wirksame Vereinbarungen mit unseren nahen und fernen Kollegen treffen, können wir bei Ihnen einen Sinn für Dringlichkeit erhalten und damit zur aufwandsarmen pünktlichen Erledigung beitragen. Noch wirksamer ist es, wenn wir Dank flexibler Kapazitäten von vorn herein kürzeste Durchlaufzeiten gewährleisten können.
Buch: 50 Mal Verschwendung
Letzter Artikel und 51. Kapitel
Bild: www.unsplash.com / Hristina Satalova
52. No sense of urgency
This article is a short addition to our series “Fifty Ways to Waste,” in which we described the most common forms of waste.
The larger organizations are and the smaller the areas of responsibility, the greater the distance between core value creation and task completion. This is because tasks are often passed on multiple times before they reach a specialist or a supranational shared service center. In the general noise of information between the parties involved, their time zones, and languages, deadline information is lost and with it the sense of urgency, or it is overridden due to locally differing priorities.
Similar phenomena occur in smaller units when operational dependencies and interrelationships are not addressed and understood or when individual groups are consistently given more tasks than they can handle. This creates a feeling of powerlessness, and it is not uncommon for those affected to protect themselves from the unfulfillable demands of the big picture by adopting a uniform and disconnected work rhythm.
In all of the above cases, the lack of a sense of urgency delays the completion of tasks, triggering frantic inquiries, escalations, and rescheduling, often across several levels or stations.
By always sending the required completion date, explaining the context and significance of the task to the person carrying it out (“I need this the day after tomorrow because…”), or even making effective agreements with our colleagues near and far, we can maintain a sense of urgency and thus contribute to the timely completion of tasks with minimal effort. It is even more effective when we can guarantee the shortest possible lead times under all conditions thanks to flexible capacities.
Book: Fifty ways to waste
Picture: www.unsplash.com / Hristina Satalova
