Perspektivwechsel nötig: Warum ERP-Systeme nicht wirklich funktionieren

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ERP-Systeme sol­len unse­re betrieb­li­chen Auf­ga­ben koor­di­nie­ren. Das ver­spre­chen wir uns von ihnen und erzäh­len uns mun­ter gegen­sei­tig, dass dem auch so sei. Doch die Rea­li­tät sieht anders aus. Ich ken­ne Unter­neh­men, die haben sich ein SAP zuge­legt, um ihm aus­schließ­lich ihre Buch­hal­tung anzu­ver­trau­en. Das sieht gut aus, ist aber Milch­stra­ßen von dem ent­fernt, was mit kon­se­quen­ter Nut­zung mög­lich wäre. Wäh­rend bei Mas­sen­fer­ti­gern und -händ­lern wenigs­ten die Haupt-Produktionsabläufe vom ERP-System gesteu­ert wer­den, ist die effek­ti­ve Sys­tem­nut­zung bei klei­ne­ren Fir­men immer die Aus­nah­me. Das aller­meis­te Gesche­hen fin­det dane­ben statt, wird münd­lich oder per E-Mail trans­por­tiert und in Lis­ten, Köp­fen und auf Post-It‘s zwi­schen­ge­spei­chert oder auch ver­ges­sen.

Aber wor­an liegt das? Dar­an, dass die Daten oft nicht rich­tig sind und müh­sa­me Umwe­ge erfor­der­lich wer­den? Dass wir Aus­nah­men zulas­sen, wo kei­ne vor­ge­se­hen sind? An Über­ra­schun­gen aus der Umwelt, die alles durch­ein­an­der­brin­gen und die wir nicht kon­se­quent genug aus­schlie­ßen? Dar­an, dass sich in der Ein­zel­fer­ti­gung eine stan­dar­di­sier­te Pla­nung und Erfas­sung aller Auf­trags­de­tails über­haupt nicht lohnt? Alles vali­de, aber die Haupt­ur­sa­che liegt viel tie­fer.

Die aller­wich­tigs­te Auf­ga­be des ERP-Systems ist, die Auf­trags­men­ge mit den vor­han­de­nen Kapa­zi­tä­ten abzu­glei­chen (Enter­pri­se Res­sour­ce Plan­ning) und Ungleich­ge­wich­te zu besei­ti­gen. Nur dann kann Fluss ent­ste­hen. Dass ERP-Systeme das nur unzu­rei­chend tun, kann jeder erken­nen, der mal tie­fer rein­schaut: Wo immer Rück­stän­de mög­lich sind und prak­tisch auf­tau­chen (und das ist die Regel!), wer­den an irgend­ei­ner Stel­le zu irgend­ei­nem Zeit­punkt Sys­tem und Rea­li­tät aus­ein­an­der­fal­len müs­sen. Bei Mas­sen­fer­ti­gern mag eine ver­spä­te­te Char­ge mit­un­ter nicht kri­tisch sein, bei Kleinserien- und Ein­zel­fer­ti­gern wird eine Ver­spä­tung erheb­li­chen Son­der­auf­wand ver­ur­sa­chen.

Die zwei­te Ursa­che ist noch viel fun­da­men­ta­ler: Im ERP wer­den nur die betrieb­li­chen Haupt­auf­ga­ben geführt. Die wir am Markt ver­kau­fen und für die es sich lohnt, stan­dar­di­sier­te Arbeits­plä­ne zu schrei­ben. Dane­ben gibt es aber eine Men­ge inter­ne Auf­ga­ben wie Ziel- und Mit­ar­bei­ter­ge­sprä­che, Verbesserungs- oder Ent­wick­lungs­pro­jek­te oder Jour Fixe. Dazu kom­men noch all die Rück­fra­gen, Son­der­lö­sun­gen (= in der Regel Aus­nah­men vom Stan­dard) und Doku­men­ta­ti­ons­auf­ga­ben. Je wei­ter wir uns von der Haupt­auf­ga­be ent­fer­nen (durch­aus auch in Ebe­nen gedacht) und je dyna­mi­scher das Geschäft wird, des­to mehr (noch-)nicht-Kundenauftrags-bezogene Auf­ga­ben kom­men dazu.

Jetzt ist die nahe­lie­gen­de Idee bei­spiels­wei­se von Task-Management-Systemen, die­se Auf­ga­ben eben­falls in einem Sys­tem zu ver­wal­ten. Ein­stel­len, hin- und her­schie­ben, erle­di­gen. Nahe­lie­gend, oder? Ich ken­ne eini­ge Unter­neh­men, die mit sol­chen Sys­te­men expe­ri­men­tie­ren. Dage­gen muss man zwei Ein­wän­de vor­brin­gen: zum einen wird es immer Auf­ga­ben geben, die so klein oder kurz sind, dass es sich gar nicht lohnt, sie auf­zu­neh­men. Oder die Erfas­sung muss so kom­for­ta­bel wie mög­lich sein, mit Sprach­ein­ga­be ohne über­haupt ein Gad­get oder einen PC in die Hand zu neh­men.

Aber das ist noch nicht alles: Es muss auch der oben bereits erwähn­te Haupt­punkt gelöst wer­den. Kapa­zi­tät und Auf­ga­ben müs­sen in Ein­klang gebracht wer­den. Und das führt uns direkt zu der Fra­ge, was tat­säch­lich das füh­ren­de Ele­ment jedes Betrie­bes ist. Die Visio­nen des Unter­neh­mers? Die Jah­res­zie­le? Die Absatz­pla­nung oder der Auf­trags­be­stand? Alles falsch. Wert­schöp­fung wird – solan­ge sie nicht voll­au­to­ma­ti­siert ist – von Men­schen erbracht. Die­se sind von Zeit zu Zeit gar nicht da, weil sie krank oder im Urlaub sind. Und sie haben neben den skiz­zier­ten betrieb­li­chen Auf­ga­ben noch aller­hand pri­va­te Auf­ga­ben, Ver­bes­se­rungs­ide­en oder Wei­ter­bil­dung im Kopf. Und ihre Kin­der spü­len aller­hand Über­ra­schun­gen in ihr Leben. Wie­viel unse­re Mit­ar­bei­ter an unse­ren Kun­den­auf­trä­gen arbei­ten und wie­viel sie schaf­fen, hängt von all die­sen Fak­to­ren ab. Wann immer wir sie ver­nach­läs­si­gen, wer­den betrieb­li­che Auf­ga­ben spä­ter erle­digt, als das nötig wäre. Und damit Stress, Kon­flik­te und Ver­schwen­dung ent­ste­hen, die wir tag­täg­lich aus unse­ren Fir­men ken­nen.

Funk­tio­nie­ren­de Sys­te­me müs­sen des­halb zual­ler­erst nicht voll­in­te­griert sein, son­dern von der wert­schöp­fen­den Res­sour­ce her den­ken, von den Mit­ar­bei­tern. Think upsi­de down oder bot­tom up, wie immer man will. Das bedingt nicht weni­ger als eine kom­plet­te Umkehr von allem, was bis­her gedacht wur­de: Sol­che Sys­te­me müs­sen so ver­trau­ens­wür­dig sein, dass Mit­ar­bei­ter ihnen auch ihre pri­va­ten Auf­ga­ben anver­trau­en. Sie müs­sen bequem und über­all ver­füg­bar sein, damit die Men­schen ihre Auf­ga­ben lie­ber dar­in erfas­sen, als Lis­ten oder Post-It’s zu schrei­ben. Und sie müs­sen in der Lage sein, den Kapa­zi­täts­ab­gleich zu ermög­li­chen, um den Fluss der Auf­ga­ben auf­recht zu hal­ten. Mit Hil­fe von Lean-Prinzipien, mit Zeit­schät­zung, der Begren­zung von Bestän­den und dem Ver­zicht dar­auf, Auf­ga­ben zuzu­wei­sen (Push). Mit Lope haben wir das ers­te Sys­tem die­ser Art geschaf­fen. Und wo Lope steht, da wer­den sich alle wei­te­ren Über­le­gun­gen anschlie­ßen.

 

Bild: unsplash.com, Max Nel­son