Zwischen Tokyo und Madrid – über den Umgang mit Regeln

Perspektivwechsel nötig: Warum ERP-Systeme nicht wirklich funktionieren
2. Juni 2019
Millionen Menschen gehen frustriert in den Urlaub
27. Juni 2019

Mit Regeln ist das so ein Ding. Wer mal in Japan war, weiß, wie das ist, wenn es Regeln gibt. Vie­le Regeln. Und wer mal in Japan erlebt hat, wie sehr dem Japa­ner selbst ein fahr­läs­si­ger tou­ris­ti­scher Regel­ver­stoß rich­tig­ge­hend kör­per­lich zuzu­set­zen ver­mag, weiß, wie ernst dort die Ein­hal­tung von Regeln genom­men wird. Das Gegen­teil machen nach unse­rem gemei­nen Welt­bild die Spa­ni­er, die in dem Ruf ste­hen, nichts wirk­lich rich­tig genau zu neh­men und eine Ver­ab­re­dung zu einer fes­ten Zeit als vage Absichts­er­klä­rung zu ver­ste­hen.

Und wir? Wir ste­hen irgend­wo dazwi­schen. Man­che Regeln – wie das Müll­sor­tie­ren – sind uns wich­tig, Ver­kehrs­re­geln legen wir ger­ne groß­zü­gig aus und man­che  – meist Ver­bo­te – igno­rie­ren wir schlicht­weg. Wir fin­den das auch ok, fünf Minu­ten zu spät zu kom­men. Außer wir sind mit der Deut­schen Bahn unter­wegs, dann wol­len wir unser Geld zurück. Und ich fra­ge mich, was genau ich von die­sem Mix aus Kon­for­mis­mus und Krea­ti­vi­tät hal­ten soll. Ist das viel­leicht ein wich­ti­ger Teil unse­rer his­to­ri­schen Erfol­ge? Oder ein­fach nur das öko­no­misch gera­de noch tole­rier­ba­res Maß an Ver­schwen­dung?

Tat­säch­lich fin­den wir Regeln mal enorm wich­tig, mal spie­ßig. Und jeder erlaubt sich ein eige­nes Bild davon, was er von wel­cher Regel hält. Das Ergeb­nis sehen wir, wenn einer zu spät zum Mee­ting kommt oder an den Warte“wolken“ beim Bäcker und an der Bus­hal­te­stel­le. Wo jeder­zeit Tumul­te aus­bre­chen kön­nen. Und damit begin­nen die Pro­ble­me. Denn Regeln sol­len uns eigent­lich die Ori­en­tie­rung erleich­tern und ver­hin­dern, dass wir immer erst müh­sam dis­ku­tie­ren müs­sen oder über einen Sach­ver­halt sogar in Kon­flikt gera­ten kön­nen.

Und doch pas­siert es uns immer wie­der, dass wir gera­de in Fir­men spon­tan neue Regeln erfin­den. Sagen wir mal Mon­tag halb elf, nach­dem wir gera­de ein­ein­halb Stun­den die Kri­se vom Wochen­en­de dis­ku­tiert haben. Das müs­sen wir unbe­dingt mal grund­sätz­lich regeln.  Was dann im Detail pas­siert, ist nicht halb so ein­deu­tig: Denn ein Fünf­tel des Teams ist nicht anwe­send und bekommt die neue Regel auf Dau­er gar nicht mit. Ein Fünf­tel bekommt spä­ter eine durch stil­le Post ver­fälsch­te Ver­si­on über­lie­fert. Ein Fünf­tel hält sich an das Bespro­che­ne. Ein Fünf­tel war dabei, hat es aber ganz anders ver­stan­den. Und ein Fünf­tel war von Anfang an ande­rer Mei­nung und pro­biert es mit eige­nen viel bes­se­ren Vari­an­ten der Regel. Und so ent­steht fak­tisch ein ähn­lich bun­tes Trei­ben wie ohne Regel, nur dass Streit dar­über ent­brennt, weil sich die jeweils ande­ren ver­meint­lich nicht an die bespro­che­ne Regel hal­ten.

Beson­ders gra­vie­rend sind die Kon­se­quen­zen: da wir ja schon ein­mal ange­fan­gen haben, dass jeder die Fir­ma ein Stück weit durch sei­ne eige­ne Bril­le sehen darf, pflanzt sich das wei­ter fort: Son­der­wün­sche? Ger­ne. Indi­vi­du­el­le Arbeits­wei­sen? Sehr nütz­lich. Viel­fäl­ti­ge Pro­zes­se? Pflicht. So sieht es aus, das frü­he 21. Jahr­hun­dert in deut­schen Unter­neh­men.

Und wie machen wir es rich­tig? Dazu ein Bei­spiel aus der pri­va­ten Welt: der Fuß­ball­trai­ner mei­nes Soh­nes hat eine Whattsapp-Gruppe eröff­net, die er als Mode­ra­tor auf­grund der hohen Betei­lig­ten­zahl zur Info­grup­pe erklärt hat. Das bedeu­tet, er ver­öf­fent­lich dort Infor­ma­tio­nen, alle Ant­wor­ten und mög­lichst auch alle Kom­men­ta­re und Fra­gen sind bila­te­ral nur an ihn zu rich­ten. Simp­le Regel. Ein Jahr spä­ter kann ich mit Sicher­heit behaup­ten, es funk­tio­niert. Alle ver­ste­hen den Sinn und beach­ten die Regel (weil sie sonst vor lau­ter Nach­rich­ten ver­rückt wür­den). Es gab in die­ser Zeit einen Ver­stoß, dem eine freund­li­che Erin­ne­rung folg­te. Neu­lin­ge wur­den und wer­den von ihm eben­falls bila­te­ral instru­iert.

Und genau­so müs­sen wir das in unse­ren Fir­men auch machen: es muss klar sein, wer (bzw. wel­cher Kreis) berech­tigt ist und über­haupt aus wel­chem Anlass Regeln erfin­den darf. Und wel­chen Vor­teil die Regeln haben. Ihre Zahl muss so über­schau­bar sein, dass wir sie in zehn Minu­ten begrei­fen und nach einer Woche mühe- und aus­nahms­los befol­gen kön­nen. Und wir müs­sen sie im eige­nen Inter­es­se voll­stän­dig doku­men­tie­ren.

Und das bedeu­tet, dass wir auch fest­hal­ten, war­um wir sie ein­ge­führt haben, was der Vor­teil ist und was jeder ein­zel­ne davon hat. Sozia­le Begleit­pa­ra­me­ter, die ger­ne mit Kom­men­ta­ren wie „wir brau­chen gar kei­ne Regel“, „und schon wie­der mehr Büro­kra­tie“, „das ist doch Ver­schwen­dung, dar­über zu reden“, „das ist doch selbst­ver­ständ­lich“ oder „das machen wir doch schon“ vom Tisch gewischt wer­den.

Und dann neh­men wir uns am bes­ten auch Zeit für eine regel­mä­ßi­ge Auf­fri­schungs­run­de, in der wir uns an unse­re selbst auf­er­leg­ten Regeln erin­nern und über ihre Wei­ter­ent­wick­lung spre­chen. Und da sind dann natur­ge­mäß alle Team­mit­glie­der anwe­send. Oder wer­den am Fol­ge­tag aus­führ­lich über die Inhal­te infor­miert. Klingt auf den ers­ten Blick viel­leicht müh­sam. Aber spart Unmen­gen ver­schwen­de­ter Ener­gie und bringt oben­drein ein biss­chen japa­ni­sche Ord­nung in unser Leben. Und das ganz ohne Flug­rei­se…