Feste Termine im Projekt – Einhörner der modernen Arbeitswelt

fake working
30. Dezember 2021
Warum Lean-Transformationen scheitern – drei Erklärungsansätze
2. März 2022

Das Ein­horn gilt als gut­her­zi­ges magi­sches Fabel­we­sen. Kaum eine Fantasy-Geschichte kommt ohne es aus, egal ob mit oder ohne Regen­bo­gen. Es sym­bo­li­siert Kraft, Frei­heit und Frie­den, häu­fig wer­den ihm über­na­tür­li­che Kräf­te zuge­schrie­ben und manch­mal bringt es gar Tote ins Leben zurück.

Oha, das ist eine sehr nütz­li­che Eigen­schaft, die uns auch bei der Arbeit hel­fen kann. Bei­spiels­wei­se wenn es dar­um geht, Pro­jek­te wie­der­zu­erwe­cken oder zu ret­ten, dann gibt es häu­fig Situa­tio­nen, in der wir uns ger­ne ein sol­ches Ein­horn herbeiwünschen.

Pro­jek­te sind die Orga­ni­sa­ti­ons­form für Neu­es. Mehr oder weni­ger plan­ge­mäß durch­lau­fen wir die Schrit­te, die erfor­der­lich sind, ein Bau­werk, ein neu­es Pro­dukt oder ein Com­pu­ter­pro­gramm zu erschaf­fen. Dabei kommt es im Zusam­men­hang mit dem Neu­en nicht sel­ten zu Über­ra­schun­gen und uner­war­te­ten Pro­ble­men. Manch­mal hat gera­de nur kei­ner Zeit, an einer Auf­ga­be zu arbei­ten, oder wir brau­chen auf­grund der beson­de­ren Umstän­de ein­fach ein wenig län­ger, um eine eigent­lich gar nicht so neue Auf­ga­be zu lösen. All das kann zu Ver­zö­ge­run­gen füh­ren, die sich häu­fig im Pro­jekt­ver­lauf addie­ren und Stress-, Hektik- und Kos­ten­le­vels immer wei­ter anstei­gen lassen.

Und hier kommt das Ein­horn – das magi­sche Fabel­we­sen – ins Spiel: Die Vor­stel­lung, wenn wir nur dafür sor­gen, dass jeder ein­zel­ne Ter­min im Ver­lauf des Pro­jek­tes pünkt­lich erfüllt wird, dann sei auto­ma­tisch sicher­ge­stellt, dass der End­ter­min eben­falls pünkt­lich erreicht wer­de. Das ist vom Grun­de her eine logi­sche Vor­stel­lung, die aber eben­so rea­lis­tisch ist, wie nächs­ten Don­ners­tag Nach­mit­tag im ICE nach Ful­da leib­haf­tig neben einem Ein­horn zu sit­zen. Denn dann müss­ten wir bereit sein, kon­se­quent min­des­tens eine der logi­schen Vor­aus­set­zun­gen dafür zu schaf­fen. War­um wir das ver­nünf­ti­ger­wei­se nicht sind, wer­den wir sehen, wenn wir sie uns im Ein­zel­nen anschauen:

Wir könn­ten zum einen einen Pla­nungs­stab ein­set­zen, dem es gelän­ge, jede mög­li­che Über­ra­schung vor­zu­den­ken und im Vor­hin­ein durch die Suche nach Alter­na­ti­ven und ent­spre­chen­de Tests prak­tisch aus­zu­schlie­ßen. Und immer exakt die rich­ti­ge Zahl an geeig­ne­ten Mit­ar­bei­tern zur aktu­el­len Auf­ga­ben­men­ge zu ermit­teln, ein­zu­pla­nen und bereit­zu­stel­len. Die­se Vari­an­te wür­de die Pro­jekt­pla­nung X-fach ver­teu­ern und ver­schie­ben. Des­halb wür­de das aus wirt­schaft­li­chen Grün­den nie­mand tun wollen.

Alter­na­tiv könn­ten wir im Pro­jekt­plan für jeden ein­zel­nen Arbeits­schritt sehr viel mehr Zeit reser­vie­ren, als im Nor­mal­fall oder bes­ten­falls erfor­der­lich ist. So dass in 100% aller Fäl­le, die ein­tre­ten kön­nen, der jewei­li­ge End­ter­min mit Sicher­heit ein­ge­hal­ten wird. Dabei ist aller­dings zu beach­ten, dass die Aus­füh­ren­den zügig mit der Arbeit begin­nen und sich nicht wie Stu­den­ten bei der Mas­ter­ar­beit auf die Errei­chung des End­ter­mins kon­zen­trie­ren und zu spät mit ihrer Arbeit begin­nen. Eine sol­che Reser­ve für jeden Schritt des Pro­jek­tes vor­zu­se­hen, wür­de aber die Gesamt­dau­er viel stär­ker ver­län­gern, als das über­haupt erfor­der­lich wäre. Denn in den wenigs­ten Fäl­len tre­ten bei jedem Schritt Über­ra­schun­gen auf, die eine sol­che worst-case-Verlängerung nach sich zie­hen. Und des­halb wür­de ein sol­cher Pro­jekt­plan auch nie­mals vom Kun­den akzep­tiert werden.

Die drit­te Mög­lich­keit wäre ein fle­xi­bles Heer von Hel­fern, das bei Auf­tre­ten einer Über­ra­schung wie von magi­scher Hand geru­fen her­bei­trä­te und unab­hän­gig von der Grö­ße des Pro­blems für die umge­hen­de Lösung und Erle­di­gung sor­gen wür­de. Eine sol­che Kapa­zi­täts­re­ser­ve oder Kapa­zi­täts­fle­xi­bi­li­tät an sich wol­len wir uns aber grund­sätz­lich nicht gön­nen, weil wir die Pro­duk­ti­vi­täts­ver­lus­te fürch­ten, wenn mal alles am Schnür­chen läuft und jemand untä­tig her­um­ste­hen könnte.

Und weil wir kei­ne der drei Vor­aus­set­zun­gen jemals kon­se­quent ver­fol­gen, gleicht die For­de­rung nach fes­ten Ter­mi­nen im Pro­jekt dem Ruf nach dem Ein­horn, wenn wir zum fal­schen Zeit­punkt in den Kata­kom­ben der Ber­li­ner Unter­welt auf eine Grup­pe bewaff­ne­ter Unhol­de treffen.

Als sehr gute Lösung für eine ver­läss­li­che (End-)Terminplanung in Pro­jek­ten hat sich des­halb das Vor­ge­hen erwie­sen, im Pro­jekt­ver­lauf immer eine gewis­se Ter­min­fle­xi­bi­li­tät zu akzep­tie­ren und die­se trans­pa­rent zu machen. Um Liege- und Lösungs­fin­dungs­zei­ten schnell erken­nen und behe­ben zu kön­nen. Und für die Sum­me aller Ver­lust­zei­ten einen Kol­lek­tiv­puf­fer am Ende des Pro­jek­tes ein­zu­pla­nen, des­sen jewei­li­ger Ver­brauch uns Auf­schluss über die momen­ta­ne Dring­lich­keit des betref­fen­den Pro­jek­tes gibt. In die­ser Kom­bi­na­ti­on las­sen sich fest zuge­sag­te End­ter­mi­ne am sichers­ten erreichen.

 

Bild: unsplash.com / Meritt Thomas

    *Pflichtfelder